Comunicação eficaz

 

“ Você tem três minutos para me vender a sua idéia. “ ( Donald Trump )

 

A execução bem sucedida de um projeto é antes de tudo uma questão de  eficácia na comunicação.  É  fundamental uma perfeita comunicação entre usuários,  projetistas e executores, para que tudo ocorra dentro do mais alto nível de compreensão e clareza em todas as atividades de um projeto.  Falhas de comunicação trazem conseqüências desagradáveis ao final do projeto, ou mesmo durante e podem até determinar o seu fracasso..

 

Na verdade a clareza e a eficiência na comunicação representa um dos pilares de um projeto bem sucedido e essa sempre foi uma das principais preocupações de toda metodologia de desenvolvimento de sistemas. Vários procedimentos, técnicas e métodos foram introduzidos para resolver essa questão, das atas de reunião ao avanço das linguagens visuais.

 

Diversas técnicas e ferramentas foram criadas para apoiar o desenvolvimento de projetos em suas diversas etapas, visando o estabelecimento de símbolos gráficos que tornariam mais fácil a compreensão das especificações dos sistemas pelos seus futuros usuários. Dessa forma esperavam permitir ao analista prosseguir adiante em suas definições em bases mais sólidas. O grande desafio é não apenas passar a informação, mas  interpretá-la. 

A técnica de DFDs, bastante conhecida dos analistas, largamente utilizada e consagrada universalmente é um bom exemplo, mas os tempos são outros e agora dispomos de ferramentas automatizadas como a UML ( Unified Modeling Language ), que é uma linguagem de modelagem não proprietária de terceira geração. A UML não é um método de desenvolvimento, o que significa que ela não diz para você o que fazer ou como projetar seu sistema, mas ela lhe auxilia a visualizar seu desenho e a comunicação entre objetos.

Basicamente, a UML permite que desenvolvedores visualizem os produtos de seu trabalho em diagramas padronizados. Junto com uma notação gráfica, a UML também especifica significados, isto é, semântica. É uma notação independente de processos, embora o RUP (Rational Unified Process) tenha sido especificamente desenvolvido utilizando a UML.

A boa comunicação é um recurso imprescindível das equipes de projeto, entretanto de nada valerá uma perfeita comunicação dentro de um projeto se o próprio projeto não estiver alinhado com os objetivos estratégicos da organização como um todo. A clareza na comunicação precisa ser estabelecida desde a mais alta administração até  os níveis operacionais, abrangendo todas as áreas que serão envolvidas no projeto.  Esse papel deve ser desempenhado pelos “processos” da organização, e pelas áreas de Metodologia, aos quais todos os funcionários, projetistas e desenvolvedores estão, de alguma maneira, subordinados.

 

Peter Drucker, pai da administração, escreveu em seu livro "People and Performance" que no futuro haverá uma relação direta entre o sucesso profissional e a habilidade de escrever e falar. Que as pessoas vão crescer na corporação na medida em que melhorarem essas habilidades.

Se você fizer um gráfico notará que existe uma relação mais direta entre o salário e                  essas habilidades do que entre a remuneração e as qualificações acadêmicas.

 

Comunicar envolve troca de informação. O emissor é responsável por tornar a informação clara, coerente e completa, permitindo que o receptor a receba corretamente.

Se o processo de comunicação é tão importante assim, vale a pena conhecermos algumas dicas valiosas:

Ø       Primeiro ponto para quem quer ser um bom comunicador: seja um bom ouvinte.

Ø       Não interrompa quando o outro está falando.

Ø       Coloque seu interlocutor à vontade.

Ø       Mostre-se interessado no que o seu interlocutor está falando.

Ø       Não se distraia durante a conversa.

Ø       Periodicamente resuma para seu interlocutor aquilo que foi dito para assegurar o entendimento mútuo.

Tenha vocabulário e conteúdo. Nada pior do que falar errado e sem conteúdo; blz?

 

Seguem alguns vícios comuns de redação que podem ser evitados (Autor desconhecido)

 

 

Ø      Desnecessário faz-se empregar estilo de escrita demasiadamente rebuscado, conforme deve ser do conhecimento de V. Sa. Outrossim, tal prática advém de esmero excessivo que beira o exibicionismo narcisístico.

 

Ø      Evite abrev, etc.

 

Ø      "não esqueça das maiúsculas", como já dizia carlos machado, meu professor lá no colégio santa ifigênia, em salvador, bahia.

 

Ø      Evite lugares-comuns como o diabo foge da cruz.

 

Ø      O uso de parênteses (mesmo quando for relevante) é desnecessário.

 

Ø      Estrangeirismos estão out, palavras de origem portuguesa estão in.

 

Ø      Seja seletivo no emprego de gíria, bicho, mesmo que seja maneiro.. Sacou?

 

Ø      Palavras de baixo calão podem transformar seu texto numa m.....

 

Ø      Nunca generalize: generalizar sempre é um erro.   

 

Ø      Evite repetir a mesma palavra, pois essa palavra vai ficar repetitiva. A repetição vai fazer com que a palavra seja repetida.

 

Ø      Não abuse das citações. Como costumava dizer meu pai: "Quem cita os outros não tem idéias próprias".

 

Ø      Frases incompletas podem causar

 

Ø      Não seja redundante, não é preciso dizer a mesma coisa de formas diferentes, isto é, basta mencionar cada argumento uma só vez. Em outras palavras, não fique repetindo a mesma idéia.

 

Ø      Seja mais ou menos específico.

 

Ø      Frases com apenas uma palavra? Corta!

 

Ø      A voz passiva deve ser evitada.

 

Ø      Use a pontuação corretamente o ponto e a vírgula especialmente será que ninguém sabe mais usar o sinal de interrogação

 

Ø      Quem precisa de perguntas retóricas?

 

Ø      Nunca use siglas desconhecidas, conforme recomenda a A.G.O.P.

 

Ø      Exagerar é 100 bilhões de vezes pior do que a moderação.

 

Ø      Evite mesóclises. Repita comigo: "mesóclises: evitá-las-ei!"

 

Ø      Analogias na escrita são tão fúteis quanto chifres numa galinha.

 

Ø      Não abuse das exclamações! Seu texto fica horrível! Sério!

 

Ø      Evite frases exageradamente longas, por dificultarem a compreensão da idéia contida nelas, e, concomitantemente, por conterem mais de uma idéia além da central, o que nem sempre torna o seu conteúdo acessível, forçando, desta forma, o pobre leitor a separá-la em seus componentes diversos, de forma a torná-las compreensíveis, o que não deveria ser, afinal de contas, parte do processo da leitura, hábito que devemos estimular através do uso de frases mais curtas.

 

Ø      Cuidado com a orthographia, para não deturpar a língua.

 

Ø      Seja incisivo e coerente. Ou talvez seja melhor não...

 

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Do livro : Análise de Sistemas Orientada ao Sucesso – Editora Ciência Moderna – 2005.

 

Daniel Batista Fernandes é analista de Sistemas, iniciou sua carreira na área de Informática em 1970, após ter sido selecionado pela IBM para um curso de programação em convênio com a PUC de Campinas. Tem atuado em empresas nacionais de grande porte e em multinacionais dos mais variados ramos de atividades, bancos, indústrias e cias seguradoras, exercendo funções de Analista de Sistemas, Coordenação de Projetos, Gerente de Qualidade de Software, Consultor de Projetos e Arquiteto de Sistemas Aplicativos. Autor do livro: Análise de Sistemas Orientada ao Sucesso - Rio de Janeiro, Editora Ciência Moderna - 2005 .

danielbfernandes@yahoo.com.br