Benedito vende balas ma frente do colégio. Todo dia bem cedo já está lá Benedito e sua barraquinha rodeada de crianças. E será assim até o fim da tarde. No fim do dia, Benedito conta a féria do dia, faz um inventário visual do seu estoque e apura seu lucro. - Essas balinhas roxas vendem muito. Foram oito caixas com 50 unidades, num total de 400 unidades. Cada unidade sai para mim, por R$ 0,40. Mês passado eu calculei meus custos e concluí que são mais R$ 0,15. Vendo cada bala por R$ 1,00. Logo, tenho um resultado de R$ 0,45 por bala. Nada mal. Benedito não estudou além do primário, mas administra seu negócio como ninguém. Já deu para comprar até uma casinha. Primário também é saber qual a finalidade de entrar num negócio, ter um empreendimento: ter lucro. Como qualquer um deve saber, lucro é o resultado da operação Receitas menos Despesas. Primário, mas por mais incrível que possa parecer (perdoe-me o lugar comum), as empresas de tecnologia, sobretudo as ligadas à Internet ainda não descobriram isto.

Antes do início deste ano, presenciamos a grande histeria coletiva relativa à Internet. Para uma empresa ter sucesso bastava ser PONTOCOM. Vender ou comprar era detalhe. O lucro vinha da valorização insana das empresas em si. Bastava bater à porta de um banco com uma idéia PONTOCOM, que se saí com vários punhados de dólares. Mas o sonho acabou. A NASDAQ (bolsa eletrônica americana, onde são negociadas as maiorias das empresas de tecnologia) recuou para próximo da realidade, muitas empresas se viram em dificuldades e outras várias já estão fechando as portas. O que há de errado ? Nada. Havia de errado antes. Agora os pingos estão buscando seus is.

Iniciada esta nova fase, as empresas estão descobrindo o óbvio: existem tão somente para gerar lucro para seus investidores e sócios. Acabou a fase PONTOCOM e começa a fase DINHEIROCOM. Os investidores ficaram mais seletivos e as empresas caíram na realidade: Não é preciso somente navegar, lucro também é preciso. O problema é que este é um mundo novo para a grande maioria das empresas, que ficaram mal acostumadas na fase de euforia. E agora ?

De volta à aula inicial

O primeiro passo em busca deste tal de lucro é saber quem é ele. As empresas de internet poderiam contratar a consultoria de Benedito, o vendedor de balas, mas Benedito está satisfeito no seu trabalho e não pretende entrar no ramo de serviços. Resta buscar sozinho as respostas. Partindo da equação inicial: Lucro = Receitas – Despesas, nosso problema se divide em apurar nossas receitas e despesas. Tarefa fácil para o contador, que vai apurar os resultados da empresa, mas nem tão simples quando se fala em planejamento. Para que haja um bom planejamento, várias variáveis devem ser consideradas. Mas para começar, vamos nos concentrar em dois fatores ligados entre si: custos e preço. O lucro é função direta do preço que cobramos pelos nossos serviços e dos nossos custos.

Custos

Ainda não há nada melhor para um bom sistema de custeio que uma boa base histórica. O problema é que, em geral, não temos esta base histórica. O passo inicial é identificar qual é o produto em questão. Se a empresa vende serviços, é natural pensar num projeto como esta unidade de alocação de custos. Se conseguirmos alocar todos os nossos custos aos projetos e como, naturalmente, temos a receita propiciada por cada projeto, já ganharemos uma importante ferramenta de análise: o resultado por projeto. Sabendo que o projeto deu prejuízo, podemos investigar o que houve de errado, de modo a evitar erros semelhantes. Numa empresa de tecnologia, o custo mais importante é o de mão-de-obra, o que nos faz pensar que um simples controle de horas bem feito já nos deixará bem próximos da nossa realidade de custos. O que é verdade. Grande parte dos demais custos tem relevância tão ínfima no todo, que controla-las não traz grandes vantagens.

Controle de Horas

Nosso problema agora é definir o que se espera de um controle de horas bem feito. Um controle de horas é bem mais que um apontamento de horas, para se chegar ao fim do projeto e afirmar que este consumiu 1789 horas e 15 minutos. Alguns pontos devem ser levados em consideração: O custo hora de um analista sênior é distinto de um programador. A fase de desenho do sistema tem um custo distinto da fase de testes. Parece trivial, mas na realidade este fator é ignorado na maioria das empresas. “Ah, nós usamos a média.”

A média

O tal critério da média poderia ser eficaz, mas nunca eficiente, numa estrutura monopolista. Só que, normalmente, não temos monopólio do mercado. A tendência é cada vez mais aumentar a concorrência, em número e qualidade. E é justamente neste ponto que custeio por média pode representar um “tiro no pé”. Projetos de perfis distintos tem custo distinto: um projeto que envolva muita análise, modelagem de banco de dados e EDI deverá ter um custo por unidade de trabalho, maior que um projeto de geração de páginas HTML. Parece natural. Imagine que o custo real do projeto simples seja de 200 e do projeto mais complexo de 500. Como o custeio por média, diremos que nosso custo por projeto será de 350. Como não somos ambiciosos vamos acrescentar 50 e cotaremos os projetos a 400 cada. Assim, realizaríamos os dois projetos, teríamos 800 de receita, 700 de despesas e lucro de 100. Perfeito ? Não. Imagine que nosso concorrente tem um sistema de custeio mais próximo da realidade, ele cotaria os projetos a 250e 550 respectivamente. Agora ficou fácil de entender o que aconteceria: ganharíamos apenas o projeto maior: ótimo nossa empresa é maior e melhor, deveria mesmo ganhar o maior projeto. Só não é tão ótimo assim, porque demos uma cotação de 400 para um projeto que nos custa 500. Prejuízo.

A realidade

Pode parecer absurdo, mas o que acontece por aí no mundo real , sobretudo nas empresas ligadas à web, não está muito longe do apresentado acima. Ainda há empresas que cotam o projeto por número de páginas HTML, só para deixar um exemplo. Mesmo as empresas que criaram um sistema de custeio o fazem sem muito critério. Alguns pontos falhos e críticos: Utilização de fatores multiplicativos fixos para atividade como Apoio, Atendimento, Gerência. Não alocação de despesas, tais como luz elétrica, depreciação dos equipamentos utilizados, etc…. Em geral, também se utilizam multiplicadores arbitrários. Utilização de direcionadores de custo impróprios, tais como número de páginas HTML, número de programas-fonte, número de linhas de código. Só para citar alguns exemplos. Poderíamos citar centenas.

Estimativa

Para estimar custo de um projeto, precisamos levar em consideração o custo dos projetos semelhantes. Logo, antes de criar estimadores mirabolantes, devemos ter um bom sistema de aferição. Ou seja, um modelo de métrica fechado. Quanto mais projetos forem utilizados como base dos estimadores, mais precisa deverá ser nossa previsão. É um processo de refinamento contínuo. Apesar de ser mais simples medir que estimar, também é grande o desleixo sob este aspecto. Na maioria dos casos, um conjunto de três ou quatro planilhas bem montadas e um pouco de boa vontade da equipe já é suficiente para termos um bom sistema de medição. No mínimo, com isso, já podemos saber se um projeto deu lucro ou prejuízo. Mas isto é outra estória….

Conclusão

Em um ambiente competitivo a utilização de um sistema de custeio bem elaborado e aplicado é importante para a boa gestão da empresa. Um bom sistema de custeio é um diferencial competitivo da empresa, que poderá de antemão escolher os projetos com maior probabilidade de lucros, poderá reduzir seus preços a valores mais próximos da realidade e, ainda, poderá descartar os projetos não lucrativos.

Para pensar

O desenvolvimento de sistemas está em constante evolução, assim como as outras áreas, tudo o que chamamos de transformação é realmente uma transformação ?

(*)  Ulysses Monteiro Duarte (http://www.umd.niteroi.net   - ulysses@niteroi.net)  é Engenheiro de Computação com atuação em desenvolvimento de sistemas.