Por Sérgio Luiz Viegas Reis

Brsergio@brhs.com.br

No início da década entrou na moda a implantação de sistemas integrados empresariais, os famosos ERP’s ( Enterprise Resource Planning ). Vamos tentar levantar os motivos do fracasso dos sistemas desenvolvidos internamente e depois as preocupações importantes para a execução do projeto de implantaçào de sistemas ERP.

MOTIVO : Caos nas áreas de informática com reclamações generalizadas dos departamentos

1. Imaturidade : A informática é uma área recente nas empresas e nas faculdades. Os profissionais que atuam nesta área ou vieram de outras áreas ou se formaram recentemente se comparado a contadores, engenheiros, enfim profissões já maduras.
2. Avanço tecnológico : Diferentemente de outras profissões , a informática torna tudo obsoleto em questão de anos. Um profissional que sai da faculdade e não vai diretamente para o mercado, perde sua empregabilidade por obsolescência de seus conhecimentos. A pressão pelo upgrade de máquinas e sistemas força a um constante aprendizado.
3. Desconexão dos Presidentes/Donos de empresas : A informática era vista como uma caixa preta onde os presidentes não conheciam nada ou muito pouco e não entendiam a linguagem dos gerentes de informática (CIO- Chief Information Officer). Esta desconexão levava a investimentos sem resultados esperados ou até interrompidos no processo.
4. Troca frequente na gerência da área : Devido à desconexão e brigas internas os CIO’s eram frequentemente trocados na expectativa de que o próximo resolvesse os problemas internos. Este procedimento piorava pois a cada troca muito conhecimento se perdia e os sistemas ficavam cada vez mais sem direcionamento e cheio de retalhos.
5. Mudança inerente às empresas : No mundo atual a única coisa certa é a mudança. Os processos são dinâmicos e a necessidade de mudança para continuar competitivo exige a troca constante de informações e sistemas. Se um processo muda o sistema tem que ser alterado e se o prazo para implantação de um sistema varia em média de 1 a 2 anos, a mudança acontece antes e o sistema nunca alcança.
6. Afastamento do CIO da gestão do negócio : Pensava-se que o gerente de informática deveria apenas se preocupar com informática, máquinas, redes, sistemas, comunicação. Enquanto a empresa direcionava o negócio para um ponto no futuro, o CIO fazia projetos não direcionados para este mesmo ponto. Hoje isto está mudando e o CIO participa , ainda que em poucas empresas, do planejamento estratégico.
7. Pressão no desenvolvimento : Com sistemas internos o CIO ficava à mercê de forças dos outros departamentos. Normalmente o diretor/gerente que tinha mais poder na empresa tinha um sistema para sua área mais bem desenvolvido e em vários casos existiam brigas internas que levavam a sistemas separados, não integrados.

ERP : O sucesso de um programa de gestão

1. Pacotes prontos : Os sistemas ERP já estão prontos e não podem ser alterados a cada novo gerente de departamento ou mesmo da informática. Pequenas alterações ou customizações podem e devem ser feitas nos módulos existentes para se adaptar a cada empresa. Só este fato já elimina o problema do troca-troca de "patrocinador", o dono do sistema é uma empresa terceirizada , e não mais o ex-gerente.
2. "Rapidez" na implantação : Não considero que são pacotes fáceis de implantar, depende da cultura de cada empresa, mas se comparado a ter que desenvolver tudo novamente o tempo é relativamente curto.
3. Integração de processos/Base de dados : Os pacotes ERP já estão todos integrados, não é mais uma questão interna. Um lançamento de uma venda já atua no financeiro, produção, estoques, contabilidade, fiscal, etc. O ERP coloca no eixo toda a engrenagem empresarial, além de unificar a base de sistemas.
4. Utilização de Banco de Dados : Os sistemas desenvolvidos por empresas normalmente vieram de linguagens que em grande maioria não traziam segurança ao processamento. Os ERP’s já traziam a tecnologia de Banco de Dados com toda a segurança existente.
5. Alteração de processos e estrutura organizacional : Os pacotes ERP alteram até o organograma de empresas. As alteraçoes nos processos eliminam feudos e departamentos para criar uma empresa não mais voltada para tarefas e sim para processos contínuos.

ERP : A escolha e a implantação ( Aspecto Humano é mais importante que o tecnológico )

1. Inicialmente faça uma pesquisa e teste as diversas soluções existentes no mercado. Nenhum pacote ERP se adaptará à sua empresa por completo. Uma parte não será usada e outra parte deverá ser desenvolvida. A idéia é buscar o que precisa de menos implementações.
2. Busque informações de clientes atuais e avalie custo benefício de cada pacote, lembrando de calcular preço do banco de dados, suporte, treinamento, máquinas que suportem o sistema, manutenção, disponibilidade de profissionais com conhecimento do sistema, dentre outros.
3. Conquiste a aceitação da empresa, quadro gerencial e técnico. Pressões surgirão por parte de alguns gerentes e funcionários pelo medo da mudança em si, perda de poder/conhecimento e até medo de perder o emprego. Este fator é crítico para o suscesso.
4. Identificar líderes e facilitadores para o processo de mudança que consigam motivar a empresa de forma a atravessar a fase inicial de queda na produtividade e manter a comunicação sobre o projeto eficaz para eliminar as conversas de corredores.
5. Treinar o pessoal gerencial e usuários, bem como o departamento de informática a prestar o suporte imediato.
6. Adquirir o hardware necessário e o pacote , com a devida consultoria no processo de implantação.